仕事の優先順位のつけ方

おはようございます。

今日はビジネスの場における、業務の優先順位のつけ方とその考え方についてご紹介します。

これをご覧になっている皆さんのキャリアがどれほどか私には存じ上げませんが、

若い方もしくはそうでない方も、

経験が浅かった頃は、仕事の優先順位の付け方を間違えたり、優先順位がわからず苦労した経験はあるのではないでしょうか?

優先順位のつけ方

まず初めに挙げておきたいことは、

優先順位っていうのはその時その状況によって大きく変わってきます

これは当たり前の話なのですが、いざ問題に直面した場合には、

自身の心理的な問題や周りとの兼ね合いでその判断を誤ってしまうこともあります。

 

大きな考え方としては、

何か必要がある業務に対して、

その緊急度と重要度によって区分する方法です。

緊急度が高いか低いかと、重要度が高いか低いかとで考える方法です。

つまり

  1. 緊急度が高く重要度も高いもの
  2. 緊急度は高いが重要度は低いもの
  3. 緊急度は低いが重要度は高いもの  そして、
  4. 緊急度も重要度も低いもの

という四つのカテゴリー分けです。

 

4つの優先順位

当然のことながら

この中で最も優先して行うべきものは緊急度も重要度も高いカテゴリーになります。

そしてその次にくるのが②の緊急度が高いが重要度が低いもの、

そして③緊急度は低いものの重要度は高いもの、ということになります。

最後に④の緊急度も重要度も低い業務が くるということになります。

④は急いで行う必要も、行ったことで得られる成果や、課題解決に寄与する割合も小さいということですので優先度はかなり低くなるでしょう。

 

意外と判断を誤りやすいのが、②と③ですね。

緊急性が低いが重要度が高いものを真っ先に取り組んでしまったり、

緊急性が高いが重要度が低いものを後回しにしてしまい、

直前になって大慌てをするというようなことがあります。

悩ましいものは、重要度は高いけど緊急度が低い(急ぎじゃない)ものと、急ぎだけどあまり重要じゃないものです。

どちらかが高いものをどう優先すべきかという点です。

ここは正解を出しにくいカテゴリではありますが、

それらの必要な業務量や、完了しなければいけない期日とのバランスも考えてください

自分で優先順位を決めてから、一度上司に相談するなどしても良いでしょう。

具体例

例えば経費の精算業務で考えますと、

①は 明後日の予算会議で議題とする、来年度の予算編成に関する経費資料の作成

②は来月末に経理部へ提出する、今期の経費見込額の計上

③は 今日が締め切りの、今月に自分が立て替えた交通費の清算

④は提出済み経費資料のフォルダ分けと並び替え

 

といったものになるかと思います。

 

上記のような考え方をすればそんなミスしないだろっていうふうに思うかもしれませんが、

実際に仕事をしているとこういったとこの判断を誤ってしまうというのは皆さんも経験をされているのではないでしょうか?

よっぽど優秀な方は別ですけどね。

私も②のような業務がある中で ③とか④をなんとなくこなしていて、

途中から上司に「おい、あれどうなった?」と言われてめっちゃ焦ったりということもあります。

また場合によっては、その緊急度の認識が自分と上司とで異なっている場合もあり得ます

来月に必要な会議だ資料と言われて、

「来月の頭に出せればいいだろう」と思っていたが、

実は上司の方は「検討する時間もいるから今週中に出してもらいたい」と思って話していたとしたら、

これはかなりのミスマッチですよね。

 

認識を擦り合わせよう

ですので、優先順位のつけ方の考えとしては

上でもあげた四つのカテゴリーで分けて考えるということを基本に行っていただければ良いのですが、

その前提となる緊急度や重要度については、

自分の中で判断を終わらせるのではなく

必ずその業務の指示を受けた段階、もしくは業務を遂行している途中で

指示部署や上司に対して確認し、事前に目線を合わせをしておくことがとても重要になります。

これは仕事の優先順位をつけるという以外にも、誤った方向性・意図で業務を行わないためにも役立ちます。

 

以前の記事でも書いたことがあるかとは思いますが、

業務指示を受けた時に、

「承知しました。来月の会議ということですので、来月の頭にお渡しできればよろしいでしょうか?」とか、

「『急ぎではない』という風におっしゃっていましたが、来週の半ば頃にお出しできればよいですか?」

などと時期については自分の思ってるイメージを先に伝えておいて、それでオッケーかどうかを確認しておくと良いでしょう。

仮に自分が明日までにやらなければいけないと思っている業務を相手方に確認したら、

「いや実は〇〇だから再来週でいいよ」っていうことであれば、

当然ゆとりができますし、じっくり取り組んだり、他の優先すべき業務に取り掛かったりもできますよね。

とにもかくにも、

一緒に仕事をする方、関連する方との相談や確認・すり合わせっていうのは大事なんですよね。

 

まとめ

ということでまとめです。

  • 仕事の優先順位をつけるために、緊急度と重要度で区分する
  • 区分は
    ①緊急度・重要度ともに高いもの
    ②緊急度が高く重要度が低いもの
    ③緊急度が低く重要度は高いもの
    ④重要度も緊急度も低いもの
    の四つ
  • 一番優先すべきは①
  • 悩ましい②③は業務量・期日とのバランスを考える
  • 特に期限等の認識については、事前に確認と認識の擦り合わせをしておく

 

それでは、今日も良い一日にしていきましょう!

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