伝書鳩になっていませんか

おはようございます。

今日は伝えることの大切さ、伝え方の大切さについて

伝書鳩になっていませんか?というテーマでお話ししたいと思います。

 

脱・伝書鳩

皆さん ビジネスの場で、部下や後輩、他の部署の方に対して、方針や施策もしくは事実等の連絡について、

メール転送で終わっていたり、伝書鳩のようにそのまま話してしまっていませんか?

 

いやいや事実をそのまま正しく伝えることは大事でしょう?

というご意見あるかと思います。それはその通りです。

上からの指示会社の方針等についても正確に伝えることは非常に大切です。

上と下もしくは部門幹部所感同士で齟齬があってはいけないですからね。

ここでお伝えしたいのは、その伝えるべき内容について自分で考え、自分の言葉で咀嚼して必要なことを相手に伝えられているのかどうかということを考えて欲しいんです。

 

受け手側の気持ち

聞く側にとってはあなたからの言葉が全てです。

例えば、

会社としては重要な方針であるけれども、社員たちにとっては非常に負荷が大きい、

もしくは一見すると非常に無意味に思えてしまうような施策があったとします。

それをもし上司として伝える立場であるあなたが、

言われたことをそのまま流してしまったら聞いた側はどう思うでしょう?

なんでそんなことをするんだ!とか、

何で上司(この場合あなた)は この施策に対して疑問を持たないのだろう?意見をしないのだろう?とか

自分たちのことを考えてくれてないんじゃないか?

などいろんなことに疑問や不満を抱くことがあります。

もちろん経営に関わる重要な事項であれば、当然その時点では全員に詳細をお伝えすることが難しいような案件もあるかと思います。

ただそういったことを抜きにしても、 受け手側が納得しない、

もしくは不満を抱えたまま従わさせられることは、

ビジネスとしては非常に危うい状態であると言えます。

成功からは一歩遠のきます。

 

これは働いていらっしゃる皆さんなら 共感できるのではないでしょうか。

何が言いたいかと言うと、この場合伝える側であるあなたは、

トップからの指示をさらに別の社員に伝える際に「あなたというフィルターをしっかり通す」事が重要になります。

 

フィルターの通し方

フィルターの通し方として重要なことは三つあります。

①自分が理解できていない部分を解消した上で伝える

自分が部下に話しした時、部下から「これってどういう意味ですか?」って聞かれた時に、

話してる側が

「いや、ちょっとわかんないなー」

ってなったら どう思いますか?

「あーこの人 何もわかってないのに仕事振ってきたんだなー」とか

「なんでわからないものをそのままにしとくんだ」とか

「頼りにならないなあ」とか

そう思われてしまいますよね。

当然難しい案件であれば、優秀な部下から思いもよらなかったような鋭い質問や指摘を受けることもあります。

 

それは抜きにしても、

例えばそこに書いてある用語の意味だったり、

単純に何が目的か何をすればいいのか、

そういったことは、その話を聞いた時点であなた自身が疑問に思う部分があったりしませんか?

そのようなとき、下に伝える前に、

まずあなたがその意図とか、意味とか具体的なアクションとか、

ご自身で不明な部分を明確にした上で部下に伝えねばなりません

 

でなければ、あなたが分からない内容は、聞いた部下もおそらく分からないでしょう。

結局トップからの大事な話の意味が伝わらず、意図が伝わらず、

理解できても理解するのに時間がかかってしまう、

もしくは理解されないまま実行されてしまう。

こういう事態は、組織として動く時致命傷になる場合もあります。

 

なので伝える側であるあなたが、

その話を最初に受けた時点で疑問点や確認したい部分は聞いて解消しておくようにしましょう。

後からでは遅いです。

②咀嚼する

大きくは

相手にとって必要な情報を要約することと、

相手が具体的に何をすれば良いかを明確にすることです。

知っておくだけでいいのか、それとも知った上で何か業務をして欲しいのか。

それとも意見が欲しいのか、などです。

資料をチェックしておいてくれという話の時に、

その資料に何か記載して返さないといけないのか、

それとも読むだけでいいのか、

それともそういう資料があることを知っておくだけでいいのか、など

受け手側が具体的なアクションができるように、それを伝える意図を明確にしておくことです。

トップから伝達されることは非常に多くの内容を含んでいますが、

その中には当然あなただけが知っておくべきことや、あなただけがしないといけないこと、もしくは部下だけがしないといけないこと、場合によっては全員が行うべきものなど、いろいろありますよね。

 

ですので、部下に伝える場合には全体を伝えつつも部下にとって必要な所をしっかりと説明してあげること、

要約して何をすればいいか示すという咀嚼が必要です。

 

③自分の言葉で説明する

「上がこう言ってるからこうしてくれ」って言われただけだと、

正直部下はあなたをリーダーではなくただの中間管理職としてしか見てくれません。

 

上から降ってきたその内容は意味があるからあなたに伝わっています。

大元となる会社の考えや意図等を確認した上で、

あなたはその自分の部下や自分の部署でどういったことが求められているか、

どういったことが必要でどういった結果があれば、求められている事を果たせるか

ということをまず自身が理解しておかなければいけません。

 

そして部下にとってはどういう意味があるのか、どういうことをしなければいけないのか

あなたがあなたの言葉で直接伝えることが大事です。

メール転送のみではあなたのリーダーシップは発揮されません。

 

特に目的、つまり何のためにそれが必要かを

時にはあなたにとっても納得しづらいような事項が降ってくることもあるでしょう。

そしてそれを部下にも要求しなければならないこともあるでしょう 。

その時にも、 上の指示だからと そのまま伝書鳩のように伝えるのではなく、

「会社としてはこう考えてこういう指示が降りてきている。」

「だが私はこう思っていて、この点は納得していない。」

「とはいえ、こういうことが必要だから、君達にとって納得がいかない部分があるかもしれないし負荷がかかる部分もあるが、この期間までにこれをお願いしたい。」

 

こう上司から話を聞いた部下は、

「上司はこういうふうに考えてるんだな」

「自分たちのことも考えてくれてるんだな」

って思いますよね。

そして、その上でも組織として必要であることを再度告げられているので、その部分に対しては理解して動いてくれるでしょう。

 

もちろん、何でもかんでも上司の考えをフィルターにして会社業務を進めるわけにはいきませんし、

会社の経営に対して疑問を持つようなことを提示し続けることもよろしくありません。

しかし部下を持つものであれば、

組織を引っ張る場合に、あなたがどういう仕事をしたいかという価値観は、組織運営で重要な要素になります。

 

まとめ

今日の内容は下記の通りです。

 

  • ビジネスで受け取った話をそのまま横や下に伝えることは NG
    ※ 伝書鳩になってはいけない
  • 動いてもらう部下等に対して指示を伝えるときのポイント三つ
  1. 用語や目的などの疑問は解消した上で伝える
  2. 要約し、受け手が必要な部分を中心に伝える
  3. 自分の言葉で考えて目的から伝える

以上です。

 

少しでも参考になれば幸いです。

それでは、今日も良い一日にしていきましょう!

 

 

 

 

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