会議で陥る典型パターン2つ①

おはようございます。

 

今日はタイトルの通り、

会社での会議について陥りやすいパターンから心掛けてほしい事をご紹介します。

 

皆さん、会議に対してどんなイメージをもっていますか?

「長いなぁ、早く終わんないかなぁ」

とか、

「この報告聞くのしんどいなぁ」

「やばい、眠い。寝たらまずいぞ」

とか、

「発表するの嫌だなぁ」

とか、

「今何の話してるんだっけ?」

とか。

 

多くの社会人はそういう経験したことあると思います。

 

会議で陥るパターン

典型例は

  • 「ただの報告会になっている」パターン
  • 「終わりが見えない」パターン

です。

 

みなさん頷けるパターンではないでしょうか。

私も経験上、この2つはめっちゃ多いですね。

 

そもそもの話

そもそもの話なんですけど、皆さんなんで会議してるんですか?

 

会議なのだから、会って「議論する」ための時間ですよね。

つまり、自分たちもしくは組織が抱えている問題や課題を解決するために

互いの意見をもって対応・解決する方法を議論する場ですよね。

 

だれもが「そんなの当たり前じゃん」って思うのですが、

いつの間にか陥ってしまうあるあるパターンが先述の2つです。

 

なんでこういうパターンにはまってしまうのか、それぞれ考察していきます。

2つを今回お示ししますが、

都合上、1つめを今回、2つめを次回にお話しします。

 

「ただの報告会」パターン

議論のために集まったはずなのに、

それぞれの活動報告や数字の確認のみで時間がすぎ、そのまま終わるパターンです。

会議において情報共有は大事です。

それぞれの状況がわからなければ、

その課題をちゃんと理解した必要な対策を練られないからです。

情報共有のための報告は、会議の前提となる要素です。

 

ですが、毎週毎月行うような定例会議では様々な議題が形骸化しがちです。

議論のための情報共有(報告)をしていたはずが、

やがて「この会議では毎回〇〇を報告する」という認識に変わっていきます。

 

そして報告のみで時間いっぱいで終了してしまったり、

課題解決の議論という目的を忘れて

「いかにちゃんと(無難に)報告するか」がその会議に対するメインになっていき、

ただの報告会の完成です。

 

報告会となる原因

その原因としては、

  • 報告・提出物が多い事
  • 必要なタイミングで実施していない事

があげられます。

 

月例ミーティングなどは、

もともとはおそらく、

メンバーが集まり会議できるまとまった時間を予め確保したい、

ある程度の間隔で継続して行いたい、

といった理由から定例化させているはずです。

 

しかし、過去に手段と目的に関する記事でも書いたように、

いつのまにか

報告をいかに効率的に行うか、いかに正確に報告するかでこだわった結果、

報告書式に不備がないかルールを守っているか等にとらわれたり、

特段報告や議論が必要な事項がないタイミングでも

定例通りの議題を挙げて会議を時間通り開催しようとしたり、

このような事を行ってしまっています。

 

報告会自体が悪いと言っているわけではありません

単純に事実・情報共有の場として報告会を設ける必要もあるでしょう。

 

ここで言いたいのは、せっかく組んだ会議を議論なく(ただの報告会として)終わらせない、

何のために報告をしているのかを忘れないでください、という事です。

 

「終わりが見えない」パターンは次回に

もう1つの「終わりが見えない」パターンは、

議論が終わらずいつまでも会議が長引くパターンです。

 

これは更に要因によっていくつもケースがでてくるので、

次回に改めてお話ししますね。

 

まとめ

今日は2つのうち1つの紹介となりました。

 

会議で陥りがちな典型パターンは2つ

  • 「ただの報告会になっている」パターン
  • 「終わりが見えない」パターン

ただの報告会に陥るパターンについて

  • 情報共有(報告)は会議での前提でそれ自体が悪いわけではない
  • 定例会議では形骸化しやすい
  • このタイミングで行う必要があるかを検討する
  • 何のために報告しているか、会議の目的を意識する

 

それでは、今日も良い一日にしていきましょう!

 

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