会議で陥る典型的パターン ②‐1 目的と準備

おはようございます。

 

昨日の続きで会議で落ちる典型パターンの二つ目についてご紹介いたします。

 

終わりの見えない会議

 

皆さん、会議に出ていてこんな経験ないですか?

 

本当は17時までだったのに、17時半になっても終わる気配がない

ちょっと会議しようと言われて会議室入ったが、時間が明確でない。いつ終わるんだ

1人10分の検討時間なのに、前の2人が20分ずつ話したからあとの2人の検討時間ないよな・・・

議論が白熱しているが、答えは出そうにない議題だな・・

議論が白熱しているが、何でこの話してるんだっけ?

 

って。

 

結構経験あると思うんですよね。

アジェンダ等で時間をきっちり決めていても、あるパートで話してる人が延々と喋り続けたり、

周りが質問や意見を制限なく話し続けて後ろがどん詰まりになって、

後ろの議論が十分にできなかったり、議論を限界までおこなって終了が遅くなる、

といったパターンもありませんか?

 

終わりが見えなくなる原因

会議が遅くなる、終わりが見えないという事態に陥るわけはいくつかあります。

以下に挙げますと、

  • テーマが広すぎる
  • 議題を決めていない
  • ゴールを決めていない
  • 時間を決めていない
  • 事前準備をしていない・させていない
  • ファシリテーターがいない
  • タイムキーパーがいない
  • 議論の優先度を間違えている
  • スケジューリングそのものに無理がある

 

といった事が原因です。

 

最も大事な事

一番大事なことは、「その会議で何を決めたいか」ということです。

全員が暇であればいいですが、

社会人で仕事をしていればそういうわけにはいかないでしょう。

そんな中で会議に必要な参加者全員が、同じ日時に時間を取って、顔を突き合わせて議論するのです。

何のために集まって何を議論し、結果どんな成果を得たいのか(何が決まればOKなのか)、

そこを決めておかないと 会議をする意味が薄まってしまいます。

 

ですから、会議を主催する立場の人は、その時間内で何を決める必要があるのか、

そのために何を話し合わなければいけないのかを最低限設定しなければいけません。

 

次に大事な事

何を決めたいかがきまれば、次に必要なのは

その結論を得るために「何を議論するのか(テーマは何か)」を決めましょう。

仮に各部門長で「来期の社員教育プランを決めたい」と会議を開いたのに、

「かかる経費がどれぐらいか」とか、「今の社員はこういう所が出来ていない」とか

についてばかり議論していてもプランは決まりません。

 

さらに言えば、テーマが広すぎると目的の結論まで遠のくことがあります。

つまり、得たい結論に対して「議題はなるべく具体的にする」こともポイントです。

上記のようなテーマであれば、基本的には全くの案なしに会議を開くことはありませんよね?

主催者が社員教育A案、B案、C案ぐらいすでに見繕っていて、

「来期の社員教育プランはA~C案のどれが良いか」であれば、

全員が「A~Cの条件・内容を検討してどれかを選べばいいんだな」という

心構えと方向の共有ができます。

 

会議は準備がものをいう

上記の例で話を続けます。

会議には全員が同じ前提条件で議題にあたるのが原則です。

教育プランA~C案を決めましょうという際に、それぞれにかかる予算や時間を

主担の人事部は計算して把握しているのに、営業部や製造部は知らない、

という状況では、人事部以外はその情報込みでの検討や議論ができません。

このような場合、あらかじめA~C案どれかを決める材料(前提条件)として、

予算等の情報を事前に共有しておく必要があります。

 

でなければ、営業部と製造部が「A案が内容充実してるからA案にしよう!」と言って

人事部から「そうなんですが、A案だと予算が500万で、B案の5倍かかります」と

後から言われたら「じゃあ、B案でもいいかもな・・・」と振り出しに戻ります。

 

前提条件の共有は適切な議論を行う上でも、その会議の時間を有意義にするためにも大切です。

 

会議は短くできる

会議中に共有してもよいですが、議論に必要な情報は、可能な限り事前に共有しましょう

全員が事前に確認した状態であれば、

上記のA~C案の内容や予算等の情報を全員が把握でき、

出席者それぞれが

「予算的にはBだな。だが全体でみるとCだな。」とか、

「A案の内容が一番だが、製造部社員には不向きかも。製造部長の意見も聞いてみよう」

など、事前共有する事で議題に対する心構えができます

結果的に、その場で検討する時間も短縮できることになります。

話がまだ続きます。

続きは次回以降に話したいと思います!

 

まとめ

今回は会議が終わらないパターンへの対策として、重要な2つをまずお話しました。

  1. その会議で何を決定したいかを示す
  2. 前提条件(議題に関する情報)を予め共有する

 

それでは、今日も良い一日にしていきましょう!

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