信頼と時間を得るための5つの行動

おはようございます。

今日はタイトルテーマとして、時間効率化にもなる仕事術についてお話しします。

 

皆さん、日々お仕事で多忙な状況であるかと存じます。

そんな中で、作業量が多くてすぐやらないといけない事、

期限があっていついつまでにやらないといけない事があると、

取り敢えず手を動かして取り組みたくなりますよね。

 

でも、その手を動かし始めること、少し待ってください。

手を動かす前にすべき事があります。

それを行ってからであれば、

あなたの貴重な時間の消費を大幅に抑える事ができるかも知れません。

しかも仕事の精度があがり、あなたの仕事の信頼度もあがるはずです。

 

手を動かす前にすべき事

それはゴールと道筋を描く事です。

 

更に細かく分けると下記5つの実行です。

  1. 目的の確認
  2. 求められる成果物の確認
  3. 期限の確認
  4. 成果物のためにとるべき手段の決定
  5. 利用できる既成の成果物有無の確認

 

主に指示者(上長)に対する確認となるでしょうが、

この5つについて簡単に説明します。

ここでは仮に、「今度の経営会議で提案する新規の営業プロジェクト案を作ってくれ」と指示が来たとしましょう。

 

1.目的の確認

「なんのためにそれを行う必要があるか?」

そもそもの話です。

この業務をおこなう必要は何なのか、という点が不明・曖昧だと、

欲しい成果物やそのために行う以降の行動すべてが、

本来の目的に適わない可能性が高くなります。

そうなると上司は期待する成果物がない事に怒り・落胆し、

会社も事業や施策に影響する可能性がでてきます。

結果、あなたの部署やあなた自身の評価に響くこともあり得ます。

 

優秀な上司であれば、目的と必要なものと期限を予め明確に伝えてくれますが、

中にはそれらの説明なしに「これやっといて、なる早で」と言って任せる上司もいますので、

任された時点で「こちらを行う目的について教えていただけますか?」というように

なぜ行うかを確認し、自分がすべき事を明確にしておきましょう。

 

上司に確認し、新製品Aが、旧製品Bからなかなか切り替わらない、

「顧客の新製品切り替え率70%を達成させるために、新規プロジェクトとして提案したい」が目的としましょう。

 

2.求められる成果物の確認

「何ができれば良いか、何ができている状態なら良いか?」

1で目的は確認できました。

では、その目的のためにどのような成果物(アウトプット)が必要かも確認しましょう。

目的が分かったあとでも、求められるものが間違っているとえらい事になります。

 

上司は「プロジェクトで提案したい予算・スケジュール・各部門に求める業務・根拠をまとめた紙の書類とパワーポイント(以下、PPT)データとを人数分ほしい」と思っているのに、

あなたが作ったものが予算データだけだったり、

内容は満たしていてもExcelで作っていたり、

会議当日に印刷物はない、あったとしても1部だけ、

とかだと結果的に完遂できたことにはなりません。

 

時間を惜しんですぐに作業を行ったとしても、

これらの確認がないことで後から慌てて修正したり作り直すことは、結果的に多大なロスとなります。

 

じゃあ「何が必要になるか、具体的な部分を確認させてもらってよいですか?」と

相談しておかないといけないのは明白ですね。

特に成果物については、指示する側は細かく明確に伝えてくれることの方が少ないので、

こちらから気になる点は明確にしておきましょう。

 

3.期限の確認

「いつまでにできれば良いか?」

目的も求められる成果物も明確になりました。

でも、仮に完璧なアウトプットを作ったとしても、

求められる期限後に作っても意味がありません

 

経営会議当日までにできたとしても、

「いやいや、経営会議の1週間前に資料を共有しておかないといけない」

「営業部長と経理部長には2週間前を目途に事前に見せておかないと通らない」って上司に言われたらアウトです。

もしくは、上司自身が修正や提案の擦り合わせのために、ある程度の段階で一旦見せてほしいと思っている場合も多いです。

その場合は更に上司が求める期限は短いはずです。

なので、時期については「この時までにできれば良いだろう」と自分で思い込まず

必ず上司と期限について擦り合わせておきましょう

 

ある程度余裕をもって、途中の段階でも上司にチェックしてもらう時期も決めておくのが良いでしょう

上司が確認する時間がなくなる可能性もありますので、

可能なら上司がチェックできる日時まで抑えておくと、上司も安心ですしあなたへの信頼感が増します。

 

4.成果物のためにとるべき手段の決定

「どのような手順やツールが適しているか?」

仮にプロジェクトの提案データをPPTでつくるとしても、

いきなりPPTに文字やデータを打ち込む必要はありません。

 

最終的に作るデータの形式はPPTだとしても、

顧客データや予算集計はExcel、

文章は部内メンバーで校正したいからPPTよりWordでまず作るのが効率的だということもありますよね。

必要な業務に対してどのツールが最適かを考えましょう。

 

また、スケジュールを考え、

部内検討が必要ならメンバーの空いている日時を確認し、日時と会議室を先に抑えるとか、

予算データは揃えてチェックするのに時間がかかるから最初にExcelでまとめようとか、

顧客データは月末更新だから、今急いで作ってもやり直しになるな。翌月頭にとりまとめようとか、

何をどのようにいつ行うかという最適な手順を検討しておくことも大切です。

 

手順とつかうべきツールは作業を始める前に考えておきましょう。

 

5.利用できる既成の成果物の有無の確認

「使いまわせるものがないか? 活用できるデータがないか?」

仮に、過去の経営会議で承認された際の別のプロジェクト提案資料やテンプレートがあれば、

その提案事項や記載順序などを、

今回作りたい内容に中身を少し変えればすぐに良い形で仕上がるかも知れません。

 

また、そのような資料がなくても、今回の書類作成と関係なかったが、

流通管理部門の流通量データが使えそうだ!と分かれば、

そのデータを流通管理部門から提供してもらう事もできます。

そうすれば、あなたが一からそうしたデータや資料を作る労力や時間を削減できます

 

既にあるものが、今回の目的達成・成果物作成に活用できないか?は目を光らせておきましょう。

※ただし、前例にそのまま従うような事は避けましょう

 

まとめ

ということで今回のまとめです。

  • 仕事に手を付ける前に、ゴールと道筋を描く事を忘れない
  • 必要なアクション5つ
  1. 目的の確認(なんのため?)
  2. 求められる成果物の確認(何ができればよい?)
  3. 期限の確認(いつまでに?)
  4. 成果物のためにとるべき手段の決定(どう進める、どう作る?)
  5. 利用できる既成の成果物の有無の確認(作りたいものが既にないか?使えるものが作られていないか?)
  • これらを確認・検討する事自体に時間はかかるが、結果的に時間の節約になる
  • 明確なゴールと適切な道筋を外さないことで精度の高い仕事が出来、信頼を生む

以上です。

参考になれば幸いです。

 

それでは、今日も良い一日にしていきましょう!

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