仕組みを変える大切さ

おはようございます。

今日もビジネスについての話をしていきたいと思います。

今日のテーマは仕組みを変える大切さということで、

皆さんが問題や悩みにぶつかった時、

どんな行動や考え方が必要か、

という点について私の考えと経験を踏まえてお伝えします。

参考になれば幸いです。

 

うまくいかないとき

あなたが普段働いている時に悩むこと

どんなことがありますか?

例えば後輩が指示通りの行動をとってくれない、

何かアイディアを出した時に必ず他のチームから 横槍が入ってうまくいかない、

提案したことがなかなか通らず、時にはひっくり返されることもある、

業務の漏れがあり、報告書の提出が遅れたりギリギリになったりする、

こういったことは社会人の皆さんは一度どころか数度経験したことがあるのではないでしょうか?

 

人の意識を信用するな

そんな時とっている対応はどのようなものでしょうか。

 

次からは気を付けます、といって上司に詫びる?

忘れずにやってね、と後輩に念を押す?

最初こう言ってたじゃないですか、と反論する?

 

何かを改善しようとするとき、

その相手の心掛けに任せてはいけません。

人の意識を変えるというのは難しいことですし、仮にその時気を付けようという思いが本物だったとしても、永遠にその事だけに神経を裂ける人はいません。忘れたり弛むことは必然ともいえます。

何より人はミスをする生き物です。

 

仮に書類提出を忘れないように気を付けろと部下に注意したとして、

最初の1週間は提出物や報告が漏れることはなくなるでしょうが、それが二週間三週間、数ヶ月も経てばまた忘れたりと元通り…

なんてことも往々にしてありますよね。

 

自分が言われる側でも同じです。

自分を含めて、人の意識付け、心掛けに解決を委ねてはいけません。

決して不信になれと言うわけではありませんが、何かの改善において

人の心持ちを信用するな、ってことです。

 

では、どう対応するのが良いでしょうか。

 

仕組みを変えられないか

結論は、手順や手段など、ルールや仕組み自体を変えて改善できないか?を考えることです。

 

ミスが出ないよう気を付けるのではなく、

この手順やルールでやればミスが出にくくなる、

更にはミスしようがなくなるレベルになるように、

業務の進め方を仕組みから変えることを目指してください。

 

提出物の対応具体例としては、

チェックリストを作る

共有のスケジュール表を掲示する

メール提出時に、完了報告を他のメンバーにもccでつける

フォルダ内に「完了」と「未完了」フォルダを作成し可視化する

 

といったやり方です。

もちろん完璧なやり方は中々ありません。

ですが、仕組みを変えて結果ミスが減るのであれば、気を付けろと指示したり心がけるだけよりもずっと効果が出ます。

 

それらの集大成が会社にある規則やマニュアルってことですね。

 

是非、些細なことからでも仕組みを変えて改善を目指すようにしてみてください。

きっと職場でも重宝されるようになります。

 

それでは、今日も良い1日にしていきましょう!

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