その一文が仕事量を変える①

おはようございます。

 

今日は文章の大切さについてお話しします 。

特に大勢の方に資料やメールを送るような立場の方や、

全社的、対外的なメッセージを発信をすることが多い方に向けてお話しします。

 

一言で言うと誰かに伝える文章を書くことにはこだわった方が良いということです。

 

文章にこだわる事が仕事を捗らせることに

皆さん、普段仕事をしている間、

たくさんのメールや連絡・示達を会社から、同僚から、上司から、顧客から受け取り、送っていますよね。

何気なく送られている文章ですが、

いろんな方と仕事をしていると、その文章の書き方も様々だと感じるでしょう。

その一方で、一見何の変哲もないようなありふれた文章でも、

磨き抜かれたような質の高い文章になっているものもあります。

優れた文章を書く努力は結果的に受け手だけでなく、書き手をも助けてくれます

極端な話、そのたった1つの文章が、その後の仕事量を劇的に変えてくれる可能性すらあるのです。

 

「書いてること読むだけの何がそんなに変わるの?」

「そんなに変な文章になる事なんて社会人でそうそうないでしょ。」

「いやいや、文章なんて多少誤字脱字があったって読めるし、意味は大体わかるし、問題ならないでしょう。」

「むしろそんな細かい事にこだわってたら、時間がかかってキリがないよ。」

「ただでさえメールとか打たなきゃいけない事多いのに、むしろ仕事量増えちゃうじゃん。」

そう思っている方にこそ、ここから先を読んでもらいたいです。

 

結構書きたい事が多くあったので、

今日は本筋に対する触りとして

ビジネスでの文章に求められる事と、

優れた文章の条件についてお話したいと思います。

 

細部は神に宿る

有名な言葉ですよね。神は細部に宿る。

本当にすばらしいものは、ぱっと見でわからないが、見えないような所に価値を秘めていたりする、というような意味合いですね。

 

これはかの有名なスティーブジョブスとappleのプロダクトデザインへのこだわりが例としてあげられていたりしますが、

元々は建築界での格言で、さらに辿ればとある詩人の表現だそうですね。

まぁ言葉のルーツはともかくとして、

この格言は優れた経営者やプロの技術者、アーティストに限った話ではありません。

ビジネス文書を書くビジネスマンだって、自分の為す仕事に神を宿らせる気持ちで臨んだって良いじゃないですか

 

ではビジネスマンがビジネス文書・メールにおいて神を宿らせるべき細部とは、一体何なのでしょうか。

 

細部に神が宿った文章とは

簡単に言うと、「簡潔・正確かつ意味の間違いようがない文章」です。

理想ですよね。

そういった文章は例えば下記のような条件が当てはまります。

 

  • 「てにをは」に間違いがない
  • 誤字・脱字がない
  • 誤った慣用句など不適切な表現がない
  • 不要な表現がない
  • 主語が明確である
  • 述語が明確である
  • 最低限の字数で必要な情報が十分に与えられている
    (余分な文章がない)
  • 読み間違える部分がない
  • 誤解しそうな表現がない
  • 情報が正確である(事実に基づいている)

 

いや、ちゃんとした文章なんてすぐ書けるよ、と思っている方は要注意です。

その方はよっぽど文章に関わる仕事をしてきた方か、文章力を意識したことがない方のどちらかです。

 

ビジネスにおいて完璧な文章はありえない

 

ビジネスにおける完璧な文章とは、

「すぐ読めて、100人中100人全員が、意味を一義的に理解でき(まったく同じ解釈をする)、一切迷う余地がない文章」です。

これができたら凄いことなんですよ。

 

例えばあなたが、勤めている社員100名全員にある報告書類の記入依頼をメール送信したとします。

極論、メール送信後に一件でも

「〇〇ってどういう意味ですか?」とか

「□□するってことであってますよね?」とか確認・問い合わせが入った時点でアウト。完璧ではありません。

そのメールを読んで、100人全員が、

その報告書類のどこに何をどのように記載して、さらにはいつまでに誰に提出すればいいのかが

明確に同じように理解されることが、あなたがその文章を送る目的ですよね。

 

社内に対してでも、対外的な事に対してでも、

こういった示達・報告・連絡といった業務を行う機会が多い方であれば、

そんな文章を書くむずかしさはお分かりかと思います。

 

優れた文章を書くことは大変だが価値も大きい

ここまで完璧な文章とは、という感じでお話してきました。

ですが、優れた文章を書こうと努力すると、大変ですよね。

 

メールする前に文章を推敲したり見直したり、細かい表現に一々こだわっていたら

いつまでたっても送れないし、他の業務もあるし、すぐ送らないといけない場合もあるし。

 

ですが、優れた文章を考えて書くことを続けていってください。

可能な範囲で構いません。

何故ならそれに見合う大きなメリットが生まれてくるからです。

 

完璧に近い文章を作ることに普段からこだわれるかどうかが、

将来のビジネスマンとしての文章力・思考力にも大きな差が生まれます

 

それらのメリットについては次回お話したいと思います。

 

今日のまとめ

  • 文章にはこだわれ
  • ビジネスでの完璧な文章とは、100人中100人が誤解なく同じ理解ができる文章
  • 完璧な文章は書くことは困難だが完璧を目指そう
  • 優れた文章は仕事を改善してくれる

 

次回は具体的なメリットについてお話します!

 

それでは、今日も良い一日にしていきましょう!

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