その一文が仕事量を変える②

おはようございます。

今日は文章にこだわる事についての続きです。

 

仕事でメールや文書で多人数への発信が多い方に向けてお話ししたいと思います。

 

前回、ビジネスでの文章は、

100人中100人が誤解なく同じ理解ができる文章を目指す事、

優れた文章は仕事を改善してくれる事、

手間はかかってもそれに見合うメリットもある事

をお伝えしました。

 

今日はそのメリットについてご紹介します。

文章にこだわるメリット

まず、メリットは下記のようなものがあげられます。

  1. 文章力自体の向上
  2. 多角的な視点の獲得
  3. 危機管理能力の向上
  4. 発信内容に関する対応業務の削減

これらがあなたの降ってきてしまう仕事量を変える事になり、

更には信頼度の向上というメリットにも直結します。

 

結構ありますでしょ?
順番にご説明したいと思います。

 

文章力は丁寧な文章を書く事で鍛えられる

文章を書けば文章力がつくって話なのですが、

ただ書けばうまくなるわけではありません。

 

業務でメールやスライド、普段に何気なく書いている文章は、

社長や重要顧客に対してでもない限り、

社内の人とのやりとりでは、結構ざっくりした書き方になっている事も多いのではないでしょうか。

 

少しおかしくても意味は通じるだろうとか、文脈で判断できるだろうではなく、

どちらとも取れる書き方をしていないか、意味があっているかなど、日本語として正しいかを前提に、

誰かがいきなり読んでもスッとわかってもらえるか、という観点で

下記のような点に気を付けて丁寧に書くことを心掛けてください

 

  • 使っている用語は漢字が合っているか
    例:以外と意外、対象と対照と対称
  • 一般的に読みにくい漢字を多用していないか
    例:顰蹙、甚だ
  • 解釈が分かれないか
    例:AB欄に記載してください(「A」欄と「B」欄?それとも「AB」欄?)
  • 情報が不足していないか
    例:記入後ファイルを提出ください (いつまでに?誰に?、データで?それとも紙で?)
  • 複数の情報が混在していないか(1文章に1つの情報としているか)
    例:〇〇さん宛に上記の書類を送り、□部へは添付ファイルを確認の上で期限内に報告(B部所属員は6月8日までに)してください
    ※2つ以上の対応や情報を一度に記載してしまい、受け手が知るべき情報が複雑になる

 

丁寧な文章を普段から書くことで、文章を書くこと自体がだんだん上手くなります。

 

多角的な視点は「誰が読むか」の意識から

2点目のメリットは多角的な視点で物事を考える癖がつくことです。

 

仮に、新しい売上管理システム導入に伴うユーザー登録を全社員にお願いする事になり、

下記のような連絡文章を作成したとします。

「新しい売上管理システムBの導入に伴い、既存の売上システムAのフロントページ内にある結合ユーザー画面の情報を削除してください」

 

ですが、この文章に対して

「これって営業部の人はAシステム使ってるから意味わかるけど、製造管理部の人は結合ユーザー画面ってどの事かわからないんじゃないか?」とか

「全社員対象だけど、課長代理だけは翌月にリセットされてしまうので、別で手動設定する必要があるから、その旨記載しておいた方がいいんじゃないか?」

「人事部の人は来週入ってくる新人へ説明する必要があるかどうかを気にするだろうから、新人については別途指示する事を伝えておこう」

と考える、というような事です。

 

優れた文章かどうか、つまり

誤解のない文章か、全員が本当にわかる文章かという事に意識が向いていれば、

自分の立場や、主要な部署の事だけでなく、

上司や他部署の人から見てこの文章・発信はどう映るのかを考えることにも繋がります。

 

100人中100人に伝わる文章を書こうとすることは、

100人それぞれの立場という多角的な視点でみる訓練になる、という事です。

 

危機管理能力は多角的な視点から

それぞれの立場で物事を考える、

つまり多角的な視点が持てるようになると、自然と危機管理能力も鍛えられます

 

先ほどあげた例でいうと、最初の指示文書をそのまま全社員へ送付した場合、

製造管理部からは「結合ユーザー画面ってどこにあるの?」

課長代理からは「この間指示通りやったけど、今日戻ってしまってるんだけどどういうこと?」

人事部からは「これって来週くる新人には説明いらないの?いるとしたら、人事部から説明しないといけないの?」

って問い合わせや苦情がくることになります。

 

相手も戸惑いますし、見てもやってもわからないとなれば、不満をもってあなたへ聞いてくるでしょう。

それぞれの立場で考えられていれば、そういったリスクを予め想定することができ、

結果としてこれらのリスクを避けることができます

まさに管理管理能力が発揮できることになるわけですね。

 

発信内容に関する問い合わせ対応は結構大変

仮に上記の例で各部署から問い合わせがあれば対応するのはどなたでしょうか。

普通はこの文章を発信したあなたですよね。

聞かれる都度、その相手に説明し、

内容に不適切な点があれば訂正し再度発信したり

不足があれば補うための補足説明を追って送信する必要がでてくる場合もあります。

もし適切な文章で指示を出す事で問い合わせが全くなければ、

これらの対応時間はそのまま削減できることになります。

 

1人2人であれば大したことはないかも知れませんが、

数百人単位に出す文章においてもそうもいかないでしょう。

実際、曖昧な部分を残した指示によって、

発信後から直電なりっぱなしで1~2時間対応で潰れている社員を見たこともあります。

 

前回にもお話ししたとおり、

きっちりした文章を作ることは時間も手間もかかり結構大変です。

ですが、今回あげたようなメリット・効果を考えると、

可能な範囲で100人中100人に伝わることを目指して質の高い文章を書くことは、コスパ的に大抵負けませんのでこだわるべきです。

結果的に時間の節約になり、あなたの仕事量はかなり変わってきます

 

きっちりしていると信頼できる

誤字脱字がなく、誤った慣用句を使っていない文章。

そして上記のようなことがないよう、予め全員がどうするべきかが明確な文章となれば、

この人きっちりしてるなと思いますよね。(ここは人によっては当たり前と思うでしょうけど)

加えて発信文に対する問い合わせやクレームもなくなり、

それらへ対応するための時間もなくなる事で

あなたが本来行うべき業務に集中できることになります。

当然あなたの業務効率は向上しますから、いわゆる仕事が早い人に近づきます。

結果的に、優れた文章を書くことであなたのビジネスマンとしての信頼度向上につながります。

 

まとめ

ということで、下記メリットを紹介しました。

  • 受け手全員に伝わる文章を書こうとする事が多角的な視点を生む
  • 多角的な視点が危機管理能力向上に寄与する
  • 優れた文章は、対応にかかる不要な業務を減らす
  • 質の高い文章が、あなたの仕事量を大幅に減らしてくれる可能性がある

 

是非これからの業務で、周りから「文章に細かい、うるさい」と言われるぐらいを目指してください笑

それでは、今日も良い一日にしていきましょう!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA